Wie organisiere ich mein Büro?

Eine To-do-Liste ist der erste Schritt zu einem gut organisierten Büro

Für Ihre Frage "Wie organisiere ich mein Büro?" erhalten Sie im Folgenden acht konkrete Schritten zu mehr Durchblick

Ordnung ist das halbe Leben! Was Mutti schon damals wusste, bewahrheitet sich immer wieder. Es soll ja Büros geben, da stapeln sich die Berge aus Briefen, Notizen und wichtigen Dokumenten in einem undurchschaubaren Chaos, was wiederum zu Stress führen kann. Auf Dauer bleibt dadurch auch viel liegen und die Gefahr ist groß, dass die Kunden zu lange warten müssen und unzufrieden werden. Daher ist es wichtig, dass man sein Büro gut organisiert und auf Dauer eine gewisse Ordnung schafft. Die folgenden acht Schritte sollen dabei helfen das eigene Büro perfekt zu organisieren:

1. Zettelwirtschaft vermeiden und eine effektive To-do-Liste erstellen

Schmierzettel und Notizen können ja ganz nützlich sein. Aber irgendwann verliert man schlichtweg den Überblick und das Chaos aus den kleinen Zettelchen treibt einen in den Wahnsinn. Viel sinnvoller ist es sich einen Block auf den Schreibtisch zu legen, der als To-do-Liste fungiert. So behält man den Überblick über alle Aufgaben, die an diesem Tag zu erledigen sind und kann sich außerdem Notizen auf dem Zettel vermerken. Dabei ist es am sinnvollsten, wenn man für jeden Tag einen Zettel benutzt. Zudem sollten man Prioritäten setzen, um schnell zu sehen, was zuerst erledigt werden muss.

2. Alles, was weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, sollte sofort erledigt werden

Bevor die Zettelwirtschaft entsteht, sollte man einzelne Zettel sofort ablegen. Daher ist es ratsam einen Locher immer direkt griffbereit auf dem Schreibtisch zu platzieren. Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, sollten zudem sofort erledigt werden. Sonst schiebt man diese ewig vor sich her und aus ein paar kleinen Aufgaben wird schnell ein große, die wieder Stress aufkommen lässt.

3. Alles was weg kann, gehört in den Papierkorb

Alles an Papierkram, was nicht aufbewahrt werden muss, kann auch sofort in den Papierkorb wandern. Bei allen anderen Sachen sollte man jedoch auf die Aufbewahrungsfristen achten!

4. Multitasking sollte vermieden werden

Multitasking wird gerne als eine positive Charaktereigenschaft genannt. Effektiv ist diese Methode jedoch nicht. Viel sinnvoller ist Singletasking, wobei die Aufgaben nacheinander abgearbeitet werden.

5. Aktuelle Vorgänge sollten sortiert werden

Die aktuellen Vorgänge, die zu bearbeiten sind, sollten sortiert werden. Dadurch behält man den Überblick und weiß genau, was als nächstes zu tun ist. Beispielsweise kann man diverse Stapel wie „Bestellungen“, „Rechnungen“ bzw. Ordner erstellen oder für einzelne Projekte Mappen oder ähnliches anlegen. Anschließend ist es ratsam eine Übersicht zu erstellen, in welcher man festlegt, wann die einzelnen Vorgänge zu bearbeiten sind.

6. Jeden Tag ein bisschen

Wer sich täglich etwas Zeit nimmt, um sein Büro zu organisieren, wird auch langfristig die Ordnung am Arbeitsplatz halten können.

7. Abgeschlossenes sollte auch abgelegt werden

Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, sollte dieser auch abgelegt werden. Dabei sollte man sich nur überlegen, ob alles oder nur ein Teil abgelegt werden muss, wie die Aufbewahrungsfristen sind und ob das Schriftstück wieder schnell besorgt werden kann.

8. Feierabend bedeutet, Schreibtisch aufräumen und To-do-Liste schreiben

Sobald der Feierabend eingeläutet wird, sollte man nicht gleich fluchtartig den Schreibtisch verlassen. Sinnvoller ist es, diesen erst einmal aufzuräumen und sich eine To-do-Liste für den nächsten Arbeitstag zu überlegen.

Mit diesen acht Tipps wird die Organisation des eigenen Büros schnell zum Kinderspiel und ein Chaos kann sich kaum noch einstellen!