E-Mail-Flut eindämmen

Geschrieben von:Marcus Schmidt auf . Veröffentlicht in 3. Zeitmanagement

Die E-Mail-Flut eindämmen ist leichter als Sie denkenE-Mails und Ihr Hirn

In meinem letzten Artikel hatte ich Ihnen mit dem Hinweis auf kleine Verteiler und kurzer Formulierungen bereits zwei Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie die E-Mail-Flut eindämmen.

Aber ich hatte auch darauf hingewiesen, dass die indirekten Gefahren noch größer sind!

Dazu hatte ich Ihnen die folgenden drei Fragen gestellt:

  1. Was passiert mit Ihnen, wenn Sie in Ihr Eingangsfach schauen und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen zu lesen?
  2. Was passiert mit Ihnen, wenn Sie konzentriert an etwas arbeiten und auf einmal bekommen Sie die bekannte Bildschirmanzeige „Eine neue Nachricht“?
  3. Macht es einen Unterschied, wenn Sie die E-Mail-Eingangsbenachrichtigung abstellen, aber weiterhin WhatsApp- oder Facebook- oder Hangouts- oder SMS-Benachrichtigungen bekommen?
     

In diesem Artikel möchte ich mich mit der ersten der drei Fragen beschäftigen. Mit Ihnen möchte ich neue Wege gehen und schauen, was Sie vielleicht verbessern können. Sie sollten Ihre wertvolle Zeit in Ihrem Sinne  nutzen, statt Sie sich von Ihrem E-Mail-Programm stehlen zu lassen.

Bei einem übervollen E-Mail-Eingangsfach passieren häufig zwei Dinge:

  1. Man fühlt sich erschlagen und weiß gar nicht, wo man anfangen soll
  2. Man fragt sich immer wieder, was man Wichtiges verpasst haben könnte

Viele von Ihnen werden jetzt vielleicht sagen, dass dies nicht so schlimm ist oder dass dies auch nicht anders machbar ist.

Allerdings wissen wir heute aus der modernen Hirnforschung, dass sich unser Unterbewusstsein bis zu zwei Tage mit unseren Problemstellungen beschäftigt – das können wir gar nicht verhindert. Daraus abgeleitet fahren Sie quasi immer mit leicht angezogener Handbremse, da Ihr Unterbewusstsein die ganze Zeit versucht eine oder beide der oben aufgeführten Fragen zu beantworten.

Außerdem wissen wir aus der modernen Psychologie, dass wir viel produktiver arbeiten, wenn wir positiv gestimmt sind. Hierzu kann ich Ihnen   den TED-Vortrag von Harvard Professor, Shawn Actor, (leider nur in Englisch) empfehlen: „The happy secret to better work“

Gehen Sie Ihren E-Mail-Eingang täglich durch und leeren Sie ihn!

Das bedeutet nicht, dass Sie alles erledigen, aber gehen Sie alles durch, entscheiden und handeln Sie:

  • Ablage
  • Löschen
  • Kurz beantworten
  • Längere Bearbeitungszeit

Die Ablage geht einfach und schnell für Informationen, welche Sie vielleicht später noch einmal benötigen.

Alles andere sollten Sie löschen – was weg ist, ist weg 😉

Wenn Sie etwas in zwei Minuten beantworten können, tun Sie es.

Wenn die Bearbeitung länger dauert, bestätigen Sie kurz, dass der Absender Ihre Antwort erwarten darf: „Sehr geehrte/r Herr/Frau, ich habe Ihre Nachricht/Anfrage erhalten und werde innerhalb der nächsten Woche auf Sie zurückkommen.“

Damit geben Sie dem Absender die Sicherheit, dass Sie sich darum kümmern werden und vermeiden Nachfragen durch weitere Mails oder Anrufe.

Und dann kommt die Nachricht in den „Nächste-Woche-zu-bearbeiten“- Ordner. Zum Ende der Woche sehen Sie diesen durch und entscheiden, was Sie in der Folgewoche tatsächlich bearbeiten können. Wenn etwas nicht geht, informieren Sie den Absender, statt sich selbst häufig im – wahrsten Sinne des Wortes –  „den Schlaf zu rauben“!

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in meinem Artikel: Die E-Mail-Flut bewältigen und E-Mail-bearbeiten

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