Prioritäten setzen lernen

A, B oder C Priorität?

Jeden Tag müssen wir privat und im Job Entscheidungen treffen. Dabei weiß man häufig nicht so recht, wie und wo man anfangen soll. Wenn dann auch noch Zeitmangel und Stress mit ins Spiel kommen, fällt es oftmals schwer die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. In solchen Situationen hilft es Prioritäten zu setzen.

Wichtig versus dringend

Man muss lernen wichtige von dringenden Aufgaben zu unterscheiden, um den Überblick zu behalten. Dabei kann einem die folgenden Unterteilung unterstützen:

A-Prioritäten: In diese Kategorie lassen sich wichtige und dringende Aufgaben einordnen, die sofort und persönlich erledigt werden müssen. Diese sollten natürlich auch sofort erledigt werden. Solche Aufgaben können ein dringender Anruf oder ein wichtiger Kundentermin sein.

B-Prioritäten: Wenn eine Aufgabe nicht sofort erledigt werden muss, ist sie auch nicht dringend. Ist die Aufgabe jedoch trotzdem von großer Wichtigkeit, gehört sie in die B-Kategorie. Am besten ist es hier den realistischen Zeitaufwand zu schätzen und diese B-Aufgaben einzuplanen. Dabei kann es sich um ein Konzept, eine strategische Ausarbeitung oder die Planung der eigenen Karriere handeln.

C-Prioritäten: Wenn Aufgaben zwar sofort, aber nicht persönlich erledigt werden müssen, lassen diese sich in die Kategorie C einordnen. Dringende Rückrufe, Rechnungen oder die tägliche Bearbeitung der Post kann man an seine Mitarbeiter übertragen. Wenn man keine Mitarbeiter hat, muss man lernen, ab und zu auch mal Nein zu sagen.

Zeit versus Aufwand

Prioritäten setzen ist genauso wichtig wie eine sinnvolle Zeitplanung. Das Unterteilen in die jeweiligen Kategorien A, B und C ist nur dann sinnvoll, wenn Zeit und Aufwand der jeweiligen Aufgabe berücksichtigt werden. Insbesondere bei Aufgaben mit einer B-Priorität sollte darauf geachtet werden, dass diese in der geplanten Zeit bearbeitet werden können. Zudem sollte jeder Arbeitstag nur zu 60 Prozent verplant werden, damit die restlichen 40 Prozent für die Aufgaben der A-Priorität übrig bleiben.

Aller Anfang ist schwer! Deshalb sollte man gerade zu Beginn eine Woche lang Buch führen, welche Aufgabe sich welcher Kategorie zuordnen lässt. Nur dann fällt es auch in der Zukunft leichter, die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt zu treffen.

Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in meinem Artikel: Was sind Prioritäten?