Wollen auch Sie effizient Ihre E -Mail bearbeiten?

In diesem letzte Artikel meiner Miniserie „E-Mail-Management“ möchte ich mich dem Thema wie Sie effizient Ihre E-Mail bearbeiten widmen.

Sie erinnern sich vielleicht, dass wir aus dem letzten Artikel noch zwei Frage offen hatten:

1. Was passiert mit Ihnen, wenn Sie konzentriert an etwas arbeiten und auf einmal bekommen Sie die bekannte Bildschirmanzeige „Eine neue Nachricht“?
2. Macht es einen Unterschied, wenn Sie die E-Mail-Eingansbenachrichtigung abstellen, aber weiterhin WhatsApp- oder Facebook- oder Hangouts- oder SMS-Benachrichtigungen bekommen?

Die E-Mail-Flut eindämmen ist leichter als Sie denken

In meinem letzten Artikel hatte ich Ihnen mit dem Hinweis auf kleine Verteiler und kurzer Formulierungen bereits zwei Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie die E-Mail-Flut eindämmen.

Aber ich hatte auch darauf hingewiesen, dass die indirekten Gefahren noch größer sind!

Wie Sie die E-Mail-Flut bewältigen

In der heutigen Welt ist das Thema E-Mail-Management wahrscheinlich einer der größten Produktivitätskiller, die es überhaupt gibt und deshalb fragen Sie sich zu recht, wie kann ich die Die E-Mail-Flut bewältigen?

Überlegen Sie bitte einmal, wie viel Zeit Sie mit dem Lesen und Bearbeiten von E-Mails verbringen. Nun vergleichen Sie diese Zeit einmal mit dem Ergebnis: Wie viel hat sie die Zeit, welche Sie in die Bearbeitung Ihrer E-Mails gesteckt haben in der Erreichung Ihrer Ziele, in der Abarbeitung Ihrer Aufgaben tatsächlich weitergebracht?

Dass Sie hierbei ein Missverhältnis bemerken, ist alles andere als erstaunlich. Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen: Es liegt in der Natur der Sache, dass die Verwendung von E-Mails oder auch WhatsApp, Twitter usw. viel Ihrer kostbaren Zeit vergeudet!

Was sind die Gründe dafür, dass wir so viel Zeit mit dem Verfassen und Beantworten von Nachrichten verbringen, dies uns aber so wenig voranbringt?

Jedes Jahr die gleiche Frage: wie kann ich Ferien und Feiertage eintragen für Outlook?

Erst einmal wünsche ich Ihnen allen für das neue Jahr – dass sich Ihre Wünsche erfüllen und Sie Ihre Ziele erreichen !

Häufig gibt es zum neuen Jahr eine Reihe von Fragen die immer wieder hochkommen.
Dabei häufig: die sogenannten „Kleinigkeiten“ … einerseits sehr ärgerlich zu erledigen,
andererseits noch hilfreicher, wenn sie denn erst erledigt sind!

So überlegte ein guter Freund von mir: „Wie bekomme ich Feiertage und Schulferien in meinen Outlook-Kalender importiert?“

Also habe mich schlau gemacht und möchte das Ergebnis gerne auch mit Ihnen teilen, so dass Sie nicht nur Feiertage und Urlaube für 2015 sondern gleich bis 2017 einfach und schnell in Outlook eintragen können.

Die beste Antwort auf Ihre Frage – Wie organisiere ich mich?

Die Frage "Wie organisiere ich mich" treibt die meisten von uns um. Ob es die Organisation der Aufgaben in der Firma, im geschäftlichen oder im privaten geht.

Und an dieser Stelle bin ich der festen Überzeugung, dass es "im geschäftlichen UND im privaten heissen sollte !

In jedem Fall möchte ich Ihnen ein Tool und wirklich nur ein einziges Tool vorstellen. Dieses Tool ist einfach aufgebaut, einfacht strukturiert und einfach zu bedienen.

Sie sehen "Einfachheit" ist der Schlüssel zu Ihrer Frage, wie organisiere ich mich.

Zum Thema Produktivitäts-Tools gibt es ja in der Tat eine umfangreiche Auswahl, wobei ich hier wie gesagt einen etwas anderen Ansatz verfolge. Getreu meinem Philosophie „Weniger ist Mehr“

Wie Sie Ihre Arbeit mit Outlook organisieren 

In diesem kurzen Artikel möchte ich Ihnen vorstellen, wie Sie Ihre geschäftlichen Dinge und Ihr Privatleben besser mit Outlook organisieren, aber auch wo Sie vielleicht besser andere Tools einsetzen.

Dabei konzentriere ich mich auf die wichtigsten und damit auch einfachsten Tipps und Vorgehensweisen. Außerdem gebe ich Ihnen Hinweise zur Verknüpfung mit Ihrem Smartphone damit Sie wirklich profitieren indem Sie mit Outlook organisieren.

Ich selbst arbeite seit Jahren mit Outlook für meine E-Mail-Verwaltung, meinen Kalender und alle meine persönlichen Kontakte:

Hier geht es zu: Mehr Zeit für mich

Zeitmanagement verbessern – Was die Spezialisten sagen

Zwei Experten des Zeit- und Selbstmanagements, David Allen und Tony Schwartz aus den USA, wurden vor einiger Zeit zur Frage interviewt, wie jeder von uns seine Produktivität erhöhen und somit sein Zeitmanagement verbessern kann.

Das Interview war sehr interessant und ich habe Ihnen hier die wichtigsten Aussagen zusammengefasst:

Die nächsten Schritte

Konzentrieren Sie sich bei Ihren Aufgaben auf die nächsten Schritte. Häufig lassen sich Menschen durch zu große Aufgaben und Projekte demotivieren und schieben das Anfangen solange wie möglich hinaus.

Wenn Sie sich allerdings schon auf den nächsten logischen Schritt konzentrieren, wird es Ihnen leicht fallen auch zu beginnen.

Nehmen Sie hierzu ein einfaches Beispiel:

Angenommen, Sie möchten eine neue Aktion zur Kundenakquise startetn. Wenn Sie sich nun das Thema „Kundenakquise“ vornehmen, fragen Sie sich verständlicherweise, welches sind die richtigen Kunde, wie können Sie diese am besten erreiche, sollen Sie das Internet nutzen oder konventionelle vorgehen usw., usw.
Konzentrieren Sie sich allerdings vorerst nur auf den nächsten Schritt – nämlich wer ist die richtige Zielgruppe –  ist dieser Schritt um vieles einfacher und dann kommt der nächste einfach Schritt.

Ausgeglichenheit

Hierbei geht es darum, sowohl in als auch zwischen vier wesentlichen Bereichen des Lebens Ausgeglichenheit herzustellen:

Warum ist ein ungeordneter Schreibtisch so fatal für effektiver arbeiten?

..Genie = Chaos?

Jeder von uns möchte effektiver arbeiten und nutzt seinen Schreibtisch anders. Da gibt es diejenigen von uns, bei denen nichts außer dem Computer und dem Posteingang zu sehen ist, und bei anderen hat man den Eindruck, auf den Schreibtisch passe nicht einmal mehr eine Kaffeetasse – frei nach dem Motto, „das Genie beherrscht das Chaos“.

Auch ich hatte Phasen, in denen  es schwierig war, auf meinem Schreibtisch einen freien Fleck zum Arbeiten zu finden, bis ich begann mit effektiver arbeiten.

Was hat das für meine Effizienz, meine Produktivität und meine Arbeitszeit bedeutet? Und wie kann es auch Ihnen gelingen, durch kleine Veränderungen deutlich effizienter zu werden?

Oder auch: Was ist das eigentlich Zeit Management?

von Zeit?

Ich kenne viele Leute, die häufig denken, „ich habe zu wenig Zeit“, „ich muss effizienter werden“, „meine Zeit besser managen.“ Aber können wir unsere Zeit eigentlich managen?
Wenn wir es einmal naturwissenschaftlich betrachten, ist es ja de facto so, dass der Tag 24 Stunden oder 1440 Minuten hat, welche alle in 60 Sekunden zu Ende gehen.

Das lässt sich auch durch das beste Management der Welt nicht verändern! Also kann ich nur verändern, WAS ich in dieser Zeit tue, WIE ich es tue und, um zum zeitlichen Aspekt zurückzukommen, WANN ich es tue und wie viel Zeit ich dann tatsächlich benötige, um etwas zu tun …