Wie Sie Ihre Zeitfresser in den Griff bekommen

Arbeitsunterbrechungen sind einer der größten, wenn nicht der größte Zeitfresser überhaupt. Dabei sind wir ihnen laufend ausgesetzt. Und glauben Sie nicht, dass dies nur durch andere geschieht – viele Arbeitsunterbrechungen werden durch uns selbst verursacht!

Wann immer Sie mehrere Sachen gleichzeitig machen, Ihre Tätigkeit unterbrechen oder etwas anderes beginnen, werden Sie Opfer dieser sehr gefräßigen Tiere namens Zeitfresser.

Die moderne Arbeitswelt fordert uns geradezu heraus, mit regelmäßigen Unterbrechungen zu arbeiten. Denken Sie einmal darüber nach. Sie beginnen einen bestimmten Vorgang und das Telefon klingelt. Zehn Minuten später bekommen Sie eine wichtige E-Mail, sodass Sie erst einmal etwas anderes überprüfen müssen. Im Anschluss steht das Abteilungsmeeting an und endlich beginnen Sie wieder mit Ihrem ursprünglichen Vorgang – da bittet Ihr Chef um eine dringende Auskunft … die Zeitfresser bei der Arbeit !

Somit stehen wir vor zwei elementaren Probleme:

Weniger Perfektionismus ist mehr

Warum man sich mit dem Thema Perfektionismus beschäftigen sollte? Weil Perfektionismus viele Schwierigkeiten mit sich bringt, an welche man nicht sofort denkt.

Perfektionismus führt nicht nur dazu, hervorragende Leistungen zu erzielen. Sehr häufig werden dadurch noch bessere Leistungen verhindert und glauben Sie mir, ich habe diese Erfahrung gemacht.

Schauen Sie doch einmal auf die folgende Liste unterschiedlicher Ausprägungen und Begleiterscheinungen von Perfektionismus:

1. Extrem hohe Anforderungen
   Dies ist das wohl typischste Merkmal von Perfektionismus. Immer wieder gibt es Situationen, welche eine hervorragende Leistung erfordern. Allerdings ist es fast ein Ding der Unmöglichkeit, in allem perfekt zu sein. Während der Drang nach Perfektionismus in allen Dingen zu jeder Menge Stolpersteine führen kann.
2. Geringe Flexibilität
   Grade in der heutigen Zeit gibt es immer wieder unerwartete Anforderungen und Notwendigkeiten. Perfektionisten finden es allerdings schwierig, ihre Pläne flexibel anzupassen. Entsprechend hoch ist ihr Aufwand, um ihre Vorstellungen auch bei geänderten Rahmenbedingungen durchzusetzen,

Verlieren Sie keine Zeit mit einem guten E-Mail-Management

Könnten Sie Ihre E-Mail-Management verbessern? Was schätzen Sie, wie viele E-Mails Sie am Tag bekommen?

Haben Sie ein Gefühl dafür, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung Ihrer E-Mails am Tag benötigen?

Nehmen Sie sich ruhig einen Moment Zeit für die Beantwortung dieser Fragen.

Die E-Mail in ihrer heutigen Form existiert erst seit Ende der neunziger Jahre. Wenn man bedenkt, dass dies nicht viel mehr als zehn Jahre sind, ist es unglaublich, wie sehr sie unser Kommunikationsverhalten und unsere Arbeitswelt verändert hat.

Ich kenne Leute, die sprechen von 150 E-Mails am Tag! 30 oder 60 E-Mails sind heute schon fast eine Selbstverständlichkeit und kosten direkt und indirekt häufig eine oder mehrere Stunden unserer täglichen Arbeit.

Mit „direkt“ meine ich an dieser Stelle die tatsächliche Bearbeitung und Beantwortung einer E-Mail. Indirekt führen E-Mails häufig dazu, dass unser Arbeitsfluss unterbrochen wird und wir dadurch unverhältnismäßig viel Zeit verlieren.
Wenn Sie mitten in einer komplexen Analyse stecken und nur kurz die soeben erhaltene E-Mail lesen, kann es Sie erwiesenermaßen …

Was Sie bei Ihre Wochenplanung beachten sollten

Die berufliche oder persönliche Wochenplanung, verursacht vielen Menschen bereits ein eher unangenehmes Gefühl und entsprechend verwehren sie sich gegen jede Art von Planung.

Am anderen Extrem wiederum planen Menschen jeden Tag im Detail, um so sicherzustellen, dass auch wirklich alles bedacht wird.

Welches von beidem ist nun grade in der heutigen Zeit angesichts einer stetig steigenden Aufgabenanzahl die richtige Vorgehensweise?

Grundsätzlich ist es erst einmal gut, eine gewisse Planung vorzunehmen. Denn wenn Sie sich Ihre Jahres-, Monats- oder auch Wochen-, Tagesziele klar gemacht habe, ist die Gefahr groß, dass die Umsetzung an der täglichen Aufgabenvielfalt scheitet – es gibt einfach zu viel zu tun!

Dieser zumindest gefühlt extrem hohe Arbeitsaufwand birgt allerdings auch die gegenteilige Gefahr in sich: täglich alle Aufgaben detailliert zu planen führt bald dazu, dass Sie nur noch planen und nicht mehr zum Bearbeiten der Aufgaben kommen.

Außerdem führt eine zu umfangreiche Planung schnell dazu,

Schaffen Sie sich Freiräume indem Sie in Ihrem Zeitmanagement delegieren

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Mehr Zeit erhalten Sie indem Sie in Ihrem Zeitmangement delegieren! Im Tagesgeschäft türmen sich die Aufgaben und zusätzlich kommt die wichtige, komplexe Analyse, da bleibt kaum Zeit zum Delegieren. Diese jemand anderem erklären und hoffen, dass das richtige rauskommt … Das klingt nicht wirklich anstrebsam …

„Delegieren wäre toll, aber wie bitte schön soll ich das denn machen?“

Dies sind nur zwei Gedanken, die sich beim Stickwort Delegation ergeben.

Und in der Tat gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die gegen Delegation sprechen:

–          Der Anspruch des Vorgesetzten, des Kunden kann von anderen kaum erfüllt werden.

–          Bis Sie alles erklärt haben, sind Sie schon selbst fertig.

–          Hinterher müssen Sie alles überprüfen. Dann können Sie es auch gleich selbst machen.

–          Sie haben keine Führungsposition, also können Sie auch nicht delegieren.

–          Diese Aufgabe ist nun wirklich niemandem zuzumuten.

–          Ich habe nie delegiert und weiß am Besten was zu tun ist, warum also delegieren?

–          Für diese Aufgabe benötigt man viel zu viel Hintergrundwissen.

–          … und viele weitere Gründe

Wenn man sich diese ganzen Punkte auf der Zunge zergehen lässt, gibt es eigentlich nichts, was für Delegation spricht – oder vielleicht doch? (… lesen Sie mehr)

Wie Sie dank des Pareto Prinzip Zeitmanagement Ihre Selbstführung verbessern

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Das Pareto Prinzip Zeitmanagement ein Begriff, die der eine  oder andere von Ihnen vielleicht schon einmal gehört hat; oder das gefühlte Gegenteil „Perfektionismus“.

Warum sind diese Begriffe bekannt geworden.? Wahrscheinlich nicht weil Pareto der Name eines italienischer Volkswirtschaftler ist, der vor über 100 Jahren an der Universität Lausanne gearbeitet hat, wobei die ursprüngliche Idee schon auf Ihn zurückgeht.

Jeder von uns kennt von sich oder von anderen den Anspruch eine Aufgabe perfekt zu erledigen:
da wird jede Formulierung für die Präsentation noch einmal von links auf rechts gedreht, die grafische Aufarbeitung wird in Farbnuancen optimiert, das Anschreiben an den Kunden wird zum wiederholten Mal geändert und ähnliche Beispiele.

All das ist natürlich im Prinzip nicht schlecht und entspricht unserem menschlichen Wesen einen guten Job zu machen, Anerkennung für die eigenen Arbeit zu erhalten und mehr. Ohne dieses Streben nach Perfektion wären viele Leistungen der Menschheit sicherlich nicht möglich gewesen.

Andererseits hemmt uns dies auch häufig in unserem täglichen Arbeitsfluss.

Wie Sie mit drei einfachen Tipps Zeit sparen

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Zeit sparen – wie geht das?

Genau genommen geht das natürlich nicht, denn 24 Stunden sind 1440 Minuten und das lässt sich auch nicht ändern.

Aber Sie können sich auf das konzentrieren, was sie wirklich wollen.

Jeder von uns kennt die Situation, Sie kommen morgens ins Büro und wissen eigentlich, nicht wo Sie anfangen sollen und dann passiert folgendes:

1. Der Chef bittet um Rückruf und Sie erfahren, dass für 14:00 Uhr eine wichtige Besprechung angesetzt (… lesen Sie mehr)

Wie Sie Meetings organisieren und wirklich zu Ergebnissen kommen

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Sie alle kennen das ärgerliche Thema Meetings organisieren: Sie sind mitten in einer Aufgabe, einem Telefonat und müssen in das nächste Meeting – um wie viel ärgerlicher ist es wenn Sie dann auch noch aus dem Meeting heraus kommen und sich fragen, warum Sie überhaupt hingegangen sind – oder sich diese Frage vielleicht schon stellen, bevor Sie überhaupt los gehen!

Häufig ist die Teilnahme an einem Meeting für einzelne Teilnehmer nicht effizient, der Beginn und noch häufiger das Ende verspätet und die erreichten Ergebnisse nicht zufriedenstellend.

Dabei steckt in richtig organisierten Meetings unglaubliches Potential. (… lesen Sie mehr)

Schlagen Sie die Zeitdiebe in die Flucht !

 

 

Sie haben sich viel vorgenommen für den Tag, haben voller Energie losgelegt und stellen zum Tagesende fest, dass Sie viel weniger als erwartet geschafft haben.

Bei Michael Ende’s Roman Momo heißt es dazu: „Die Zeitdiebe stehlen eigentlich nicht die Zeit, sondern erschwindeln sie in verschiedener Art“.
Echte Diebe bemerkt man selten, bis man im Urlaub nach dem Portemonnaie greift, was nicht mehr da ist oder eben der Tag zu Ende ist und die Aufgaben unerledigt sind.

Zeitdiebe lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

1)      Externe Einflüsse

Endlich können Sie sich in Ruhe hinsetzen, überlegen, wie Sie das Problem Ihres wichtigsten Kunden angehen. Sie kommen gut voran, sind mitten im Thema … das Telefon klingelt. Ihr Kollege möchte mit Ihnen den strittigen Punkt aus der letzten Besprechung klären … oder in der Tür steht Ihr Mitarbeiter, der kurz Ihr Feed-Back zu seiner gestrigen Präsentation haben möchte …

2)      Organisatorisch

Jetzt benötigen Sie die Unterlage von letzter Woche!
Sind diese schon abgelegt oder noch nicht? Und wo können Sie die jetzt auf die Schnelle finden? … und dann gibt es da ja auch noch die drei Stapel sortiert nach

Wie können Sie Aufschieberitis vermeiden?

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Die meisten von uns kennen das Phänomen: die „Aufschieberitis“.

Zum einen gibt es lästige Routineaufgaben, wie die Fertigstellung des monatlichen Reportings, das Quartalsgespräch.. Stattdessen konzentrieren wir uns gern auf Sachen, die wir subjektiv für wichtiger bzw. angenehmer erachten, wie der Rückruf eines potentiellen obwohl unwahrscheinlichen Neukunden, die Ablage, die schon seit Monaten einmal abgearbeitet werden sollte..

Anderseits sind dann da auch die großen Aufgaben, Projekte, bei denen man nicht weiß, wie sie neben dem Alltagsgeschäft zeitlich bewältigt werden können. Das führt unweigerlich zu Unlust und  Zweifeln, zu Frustration. Warum schaffe ich das nicht, wieso gelingt mir das nicht (… lesen Sie mehr)